Ständiger Zeitdruck – warum eigentlich? (Teil 1)

Ein dauerhaft erhöhtes Stressniveau ist in vielen Fällen auslösender Faktor für eine Angststörung. Und was ist stressiger als ständig unter Zeitdruck zu stehen, immer das Gefühl zu haben hetzen, eilen und Tempo machen zu müssen – nur um dennoch immer wieder festzustellen, was alles liegen geblieben ist. Woher kommt dieser ständige Zeitdruck, und was kann man dagegen tun?

Äußere Faktoren – die Zeitfresser

Äußere Faktoren lassen sich scheinbar nicht wirklich kontrollieren oder beeinflussen. Das ist aber nur die halbe Wahrheit, denn viele Zeitfresser kann man durchaus abstellen oder umgehen. Zu den äußeren Faktoren zählen beispielsweise:

  • weite Arbeitswege
  • unklar formulierte oder ständig wechselnde Aufgabe(n)
  • häufige Unterbrechungen durch Kollegen, Kinder, Partner
  • unzuverlässige Kollegen und Mitarbeiter
  • Wartezeiten z.B. beim Einkaufen, Mittagessen o.ä.
  • fehlende oder mangelhafte Vorbereitung auf anstehende Aufgaben

Erstaunlicherweise fällt vielen bereits beim lesen auf, dass man diesen Zeitfressern teilweise recht einfach beikommen kann, wenn man sich dieser erst einmal bewusst ist.

Picken wir als Beispiel doch einfach mal unklar formulierte oder ständig wechselnde Aufgaben heraus. Was kann man dagegen tun? Das hängt zunächst mal davon ab, von wem die Aufgabe kommt. Nehmen wir an, es handelt sich um die Arbeitsaufgabe, die einem der direkte Vorgesetzte gibt. Warum ist diese nicht klar definiert? In vielen Fällen einfach nur deshalb, weil wir nachlässig sind und typischerweise folgende Schritte auslassen:

Aufgaben schriftlich fixieren

Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele Menschen sich Aufgaben bzw. die Bestandteile von Aufgaben oder Aufträgen nicht notieren. Das notieren entlastet uns nicht nur, weil wir uns nicht merken müssen was ansteht, sondern es jederzeit nachlesen können. Es erleichtert auch die aufgabenbezogene Kommunikation enorm. Wir sparen uns häufiges nachfragen, wir sparen uns den Ärger von Erinnerungslücken, wir haben eine klar ausformulierte Aufgabe, die wir zielstrebig und effizient anpacken können.

Kommt also eine neue Aufgabe rein, sollte man es sich zur Gewohnheit machen, diese zu notieren und sofort mit dem Auftraggeber, Vorgesetzten, Kollegen abzuklären ob man alles richtig verstanden hat. Sobald bei Details Unklarheiten aufkommen klärt man diese ab bevor man an der Aufgabe weiterarbeitet, und sich so womöglich zusätzliche Arbeit aufhalst.

Unterbrechungen – manchmal auch ganz einfach abzustellen

Picken wir das nächste Beispiel heraus: häufige Unterbrechungen durch Kollegen, Kinder, Partner. Auch hier kann Abhilfe recht einfach sein, wenn man sich einige simple Regeln auferlegt. Vom anbringen eines »Bitte nicht stören«-Schildes an der Bürotür bis hin zu klar definierten Zeitfenstern zuhause. Wer zuhause arbeitet, kann Unterbrechungen und den berühmten Sägezahneffekt relativ einfach unterbinden, wenn Arbeitszeiten klar begrenzt werden. »Kinder, bis 17:00Uhr habe ich zu tun, danach gehöre ich euch!«, eine klare Ansage, die nicht nur den Kindern, sondern auch einem selbst klare Rahmenbedingungen auferlegt an die man sich unbedingt auch halten sollte. Weniger Stress durch klare Strukturen.

Schlechte Vorbereitung – selbst schuld

Häufig sorgt auch eine schlechte Vorbereitung für Zeitdruck und unnötigen Stress. In der Vergangenheit habe ich eine ganze Reihe an Seminaren gegeben. Die ersten waren in Sachen Vorbereitung eine echte Katastrophe: fehlende Kabel für den Beamer, Technik vor Ort nicht getestet, Raumakustik nicht beachtet und so weiter, und so fort. Entsprechend unentspannt und hektisch war ich zumindest in den ersten Minuten des jeweiligen Seminars.

Später legte ich mir eine ausführliche Checkliste an, die alles wichtige enthielt, was es vorher abzuklären galt. Ein früheres Erscheinen am Seminarort für eine entspannte, unmittelbare Vorbereitung tat ihr übriges. Das Ergebnis waren entspannte Seminare in denen man sich auf das Kernthema konzentrieren konnte, statt sich mit technischen Problemen etc. herumschlagen zu müssen.

Natürlich gibt es hin und wieder Situationen in denen es an Vorbereitungszeit und -möglichkeiten fehlt. Aber wenn wir ehrlich mit uns selbst sind: das ist die Ausnahme. Meist hat man durchaus genügend Möglichkeiten zur Vorbereitung, lässt diese aber ungenutzt.

Wartezeiten die nicht sein müssen: Einkauf, Essensbestellungen etc.

Auch Zeitdruck und Stress der durch lange Wartezeiten beim einkaufen, Essensbestellungen für die Mittagspause etc. entsteht lässt sich einfach abstellen. Alles was dafür nötig ist, ist ein wenig Planung und gegebenenfalls Vorarbeit.

In meiner Kindheit und Jugend hatten wir in Deutschland noch ein – meiner persönlichen Meinung nach – absurdes Ladenschlussgesetz. Damals konnten sicher viele Arbeitnehmer den Einkauf relativ schlecht in ihren Tagesablauf integrieren. Heute jedoch, wo man in den meisten Gegenden problemlos bis 20-23:00Uhr einkaufen gehen kann, gibt es wenig Gründe warum man seinen Einkauf als stressanfälliger Mensch in die Stoßzeiten legen müsste.

Was das Essen für die Mittagspause angeht kann man sich viel Stress ersparen, wenn man sich einfach etwas mitnimmt, statt zu bestellen, in den Imbiss nebenan oder die Kantine zu gehen. Wer die Vorteile eines solchen Essens – soziale Kontakte, gemeinsame Pause – so sehr schätzt, dass die Nachteile vernachlässigbar erscheinen, dem möchte ich seine Mittagsgewohnheiten nicht madig machen. Für andere, die z.B. in einem separaten Pausenraum im Büro essen, kann das mitbringen des Mittagsessens von zuhause eine simple aber effektive Methode sein an dieser Stelle Stress zu reduzieren.

Fazit: viele äußere Faktoren für ständigen Zeitdruck lassen sich verhältnismäßig einfach abstellen

Die Beispiele zeigen, dass viele äußere Faktoren für Zeitdruck sich schnell und einfach abstellen lassen, wenn man einige schlechte Gewohnheiten ablegt, neue Gewohnheiten etabliert und an der einen oder anderen Stelle sein Verhalten ändert. Im zweiten Teil des Artikels wird es um die inneren Faktoren für Zeitdruck gehen.

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